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企业如何快速部署一体化印控,实现管章有度,用章有序?

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  • TA的每日心情

    2018-7-26 14:23
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    [LV.2]偶尔看看I

    发表于 2018-8-9 16:30:44 | 显示全部楼层 |阅读模式
    尽管电子印章越来越普及,但很多组织出于观念与信息安全方面的顾虑,在合同盖章这件事上还没有完全普及电子印章的应用。
    传统印章难以满足组织高效统一的管理需要,电子印章难消企业安全疑虑,如何才能建立一套真正属于组织自己的印章管控中心,做到组织物理印章与电子印章管控统一、信息安全与效率保障兼顾呢?

    企业如何快速部署一体化印控,实现管章有度,用章有序?

    企业如何快速部署一体化印控,实现管章有度,用章有序?

    契约锁(www.qiyuesuo.com)推出印章管控一体化方案,建立一整套的电子印章管理系统与后台运维系统,可实现:
    印章管控功能按需配置,数据本地化管理
    组织印章“分权管理”与“集中管控”有机结合
    业务管理系统与电子印章功能无缝对接、统一管控

    一、契约锁印章管理一体化方案亮点
    考虑到组织发展阶段不同,对印章与合同的使用和管理需求不同,契约锁(www.qiyuesuo.com)实现电子印章与业务系统无缝对接(如OA、HRM、CRM等),满足企业按需开发、阶段性部署需要,实现企业内部与外部的合同签署模式革新。

    企业如何快速部署一体化印控,实现管章有度,用章有序?

    企业如何快速部署一体化印控,实现管章有度,用章有序?
                                                                                                              (集团型企业印章一体化管控整体架构)

    1、电子合同签署
    助力组织实现印章使用与管理全程在线化,快速建立总部、分支机构、员工、客户快捷互联的用章模式。
    1)多维度印章管控
    针对个人用户或企业用户分别设置实名认证流程,根据合同类型、印章分类、职位角色的不同给予对应的印章使用权限。
    例如:用户若选定合同类型为销售合同,则只能使用销售合同专用的合同章而无权调用公章等其他印章,规范印章内控秩序。
    2)个性化合同管理
    模板管理:可维护多种合同模板,支持可编辑模板(签署双方可手动填写指定区域信息后再签字盖章)或标准示范模板(合同内容固定,只需签署即可),提升在线操作快捷性。
    指定位置签署:发起方可指定固定签署区域由固定对象签字或盖章,避免错签、漏签或签署不规范,可根据需要勾选是否需加盖骑缝章。
    批量签署与多方签署:支持一份合同批量发送至多人签署或一份合同由多方依次签署(或无序签署),有效优化合同发送与签署效率。
    3)多终端签署印章
    适配手机、电脑、pad等多终端设备。合同签署方通过短信、邮件或钉钉、微信等多渠道获取签署通知,保障用印流程快速到达、及时签署。
    4)归档与存证管理
    提供合同发起至归档全生命周期在线化管理模式。全程记录用户认证、数据创建、存储和传输等操作。
    会同东方公证处进行文件Hash值存证,支持一键出证,为签署双方**提供有效法律凭证。
    2、系统运维能力
    系统历经深度打磨,为用户提供完备的系统后台运维能力。组织可在后台进行多项管理,帮助实时监测印章使用异常、高效自主运维。
    1)用户管理
    管理员在运维平台创建内部员工账号或外部企业用户账号,由专人审核账号实名认证。智能索引、监控实时。
    2)权限管理
    系统管理员:可对已开设的账号和所有印章进行管理。根据员工在职情况、岗位需求赋予印章管理员、普通员工等角色。
    印章管理员:行使所分配印章的使用权,对该印章使用的合同具备调阅、下载权限。
    普通员工:只能发起用章申请、只可管理自己发起或签署的合同。
    通过对不同角色给予权限分级,进而管控印章与合同,提升组织信息安全级别与风险控制能力。
    3)运维统计
    从企业组织人员、印章使用量、业务合同量等角度,对业务数据进行持续性、综合性的统计与维护,为组织制定阶段性计划提供数据支撑。
    4)智能监测
    通过实时监控与智能预警机制,对电子印章前后端应用持续运作保驾护航。当发现系统运转异常时可及时报告,为企业组织在印章与文件管理环节提供风险管控。
    3、二次开发能力
    实现印章管理一体化部署后,组织可通过二次开发,快速实现定制化的印章管理需求。
    在保障企业数据安全的前提下,一体化印章管理系统可与多个第三方业务管理系统对接(如OA、CRM等系统);
    与钉钉、微信、企业微信等系统灵活集成,满足企业组织印章管控定制化、数据存储本地化的需求。

    二、智能印章与防伪打印一体化方案
    眼下,物理印章使用与纸质合同归档在部分企业组织中仍有存在的必要性。
    为了满足组织统一管控的需求,契约锁(www.qiyuesuo.com)率行业之先提出印章智能管控,通过智能印章与防伪打印技术实现物理印章与电子印章、纸质合同与电子合同一体化管理。
    智能印章
    借助硬件设备(印控仪)管控物理印章。印章只有经系统远程授权后才可启用。
    印章使用次数可控制、使用记录可追溯、用印文件实时归档,为物理印章外借、分支机构自主管章提供便利。
    防伪打印
    电子合同打印时,通过添加唯一性防伪标识确保电子文件打印前后文件内容一致、不可篡改。
    当系统发出打印指令时,员工需在防伪打印机上输入指定口令才可打印出指定的文件内容与份数,加强文件打印与归档环节的风险把控能力。

    三、契约锁印章管控一体化方案价值
    契约锁www.qiyuesuo.com)为集团组织提供快捷、简便的部署方式。组织只需注册认证、后台申请口令,即可部署一体化、本地化的印章管理系统。
    通过软硬件结合的应用与管理模式,契约锁助力集团组织印章管控收放自如,实现效率管理与风险管控的统一:
    印章使用效率上:实现电子签章功能与业务管理软件无缝对接,业务审批与印章使用全程电子化,提升业务整体签署效率,助推企业组织整体业务运转速度。
    印章管理能力上:实施快捷、按需配置。企业组织可独立自主运维企业印章事项,提升印章管理自主性;通过二次开发,最大限度满足阶段性、定制化的印章使用需求。
    整体运营能力上:为企业组织提供了统一的、集中的印章与合同管理模式,沉淀企业组织各项业务数据反哺业务运营,为组织阶段部署与整体业务规划提供科学有效的数据支撑。

    更多电子合同体验请关注:契约锁电子合同
    或直接访问:http://www.qiyuesuo.com/?source=12&keyword=itcnol/ykyth

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