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企业印章管控新模式:集中管控、分散使用

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    发表于 2019-1-11 17:41:15 | 显示全部楼层 |阅读模式

    企业印章管控新模式:集中管控、分散使用

    企业印章管控新模式:集中管控、分散使用
    在长期的物理印章使用历程中,企业,特别是异地协同、多点生产的集团型企业逐渐演化出一套以“盖章”为核心的合同全生命周期管理流程:
    1、合同内容起草流程
    分支机构业务人员与客户商谈后起草合同内容;
    企业与客户双方合同条款细节磋商与细节修改;
    2、内部申请盖章流程
    分支机构发起合同审批,企业内部各层级审批;
    合同审批通过后发起印章使用流程流转至总部;
    3、合同盖章归档流程
    总部审批确认盖章流程,合同原件寄送至总部;
    总部审核内容一致性,盖章后回寄原件并归档。  
    但是,伴随技术不断发展,企业印章管控在“效率”和“安全”上冲突越来越明显:

    集团总部:
    集中管章,纸质合同往返寄送,费时又费力;
    放权使用,分支人员违规使用,事后难追责;
    分支机构:
    纸质文件由总部打印盖章后寄送,协同难成本高;
    内容修订需重复操作审批与盖章,耗时长效率低;
    集团性企业的印章怎么管才能安全又快捷?
    结合企业印章管控协同、高效、安全等多方面的要求,契约锁提供电子签约及印控一体化解决方案,以电子化签约和一体化印控为实现手段,实现总部管章与分部用章高度协同,满足印章与合同管理需求。

    一、电子签约及印控一体化方案亮点
    考虑到当前国内电子合同产品模式同质化明显,而各个企业印章管控需求有所差异,能够覆盖企业不同发展阶段、不同印章使用场景至关重要。
    1、印控一体化,总部与分部协同高效
    以总部与分部以印章管控为核心,实现印章轻松管、快捷用。

    集团总部:
    通过印控中心,统一管理所有印章,实现统一管理集团内部所有的电子印章与物理印章;
    通过电子签章,全程在线签约管理,提供统一的电子签章平台实现集团对内对外全程电子化签署,告别繁琐的纸质合同。
    分子公司:
    配备防伪打印仪,输出防伪纸质文件,经总部电子用印后的文件,可在分子公司实现纸质防伪输出,确保电子文件打印安全;
    配备智能印控仪,安全管理实体印章,分子公司实体印章可“锁”进印控仪,授权后才可智能解锁,保障分子公司用印安全。
    应用亮点:改善物理印章模式下总部与分部印章管控割裂、孤立的状况,实现企业内部印章管控有机统一。
    2、签约电子化,用章、管章安全快捷
    化解物理印章使用模式中效率管控与风险控制两难全的尴尬,构建统一、高效、防伪、安全的合同全生命周期在线管理模式。
    统一:一个平台即可管理集团所有印章
    通过印控中心,集团可统一管理旗下所有分子公司的用印授权和用印审批过程,实现印章集中管理、分级授权,全自动化用印!
    高效:告别纸质合同,全程电子化签署
    通过电子签章,集团所有用户只需线上申请用印,授权后即可加盖具有法律效力的电子印章,无需打印、快递、归档等繁琐过程。
    防伪:防篡改,远程输出防伪纸质文件
    通过防伪打印,集团总部可对盖有电子章的文件与异地分子公司安全、快捷,远程输出具备防伪能力的纸质文件。
    安全:物理印章可控,智能管理分部印章
    通过智能印控仪,集团总部可统一授权、指挥、监控下属所有分支机构的物理印章,保障每一枚印章的安全。


    二、电子签约及印控一体化价值总结
    当前,签约电子化以其高效率、低成本成为众多企业改善业务流程的选择;随着用户心智的成熟以及印章管控需求和产品的相互促进,更加精细化、场景化的印章管控体系正在逐渐形成。
    契约锁认为,在这样的市场背景之下,企业(特别是多点生产、异地协同要求高的企业)根据自身业务需求优化印章管控方式将是一个循序渐进、阶段部署的过程。
    因而,以电子印章改善签约流程,借智能印控、防伪打印等辅助手段实现印章、人员、合同多维度管控的一体化方案,将助力企业印章管控实现集权与分权统一、效率与风控兼顾。

    更多电子合同体验请关注:契约锁电子合同
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