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印章管控电子化,企业除了关注盖章效率还藏着哪些真相?

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  • TA的每日心情

    2018-7-26 14:23
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    [LV.2]偶尔看看I

    发表于 6 天前 | 显示全部楼层 |阅读模式

    印章管控电子化,企业除了关注盖章效率还藏着哪些真相?

    印章管控电子化,企业除了关注盖章效率还藏着哪些真相?
    继2018年各类电子合同电子印章相关法规与政策出台,为政企与个人启用电子印章、投入印控电子化建设增加了信心……
    纵观国内电子印章技术发展十余年间,电子印章技术从被质疑到成为政企单位信息化建设的“心头好”。
    除了受政策、技术等“外因”拉动,电子印章能实现如此“逆袭”,归根结底还与传统物理印章无法满足互联网环境之下企业运营效率等”内需“有关。
    那么,除了印章使用效率外,影响政企单位印章管理电子化启用与选型的还有哪些其他因素呢?笔者深入探访多家企业印控电子化进程,现总结如下,以供参考:
    因素一:效率
    正所谓“效率是第一生产力”,信息高速更迭、高度透明的当下,谁能在最短时间提供最优服务,谁就有机会占据客户心智,获得领先地位;由此引申到企业的商务运营与政府部门的公共服务能力等领域同样适用。
    相较于传统的物理印章与纸质合同管理模式,电子印章缩短了用章流程中往返确认、修改、寄送的用时,跨越时间与空间对用章及时性、快捷性的限制,简而言之,电子印章线上协同的使用模式最大限度满足了企业对印章使用效率的要求。
    试想,同样是商务合同盖章,一边是线下走章、往返寄送,最快也要2个工作日;另一边是电子印章,线上协同签批,最快只需几分钟即可完成全部用章流程,哪一种用章模式更便于企业把控用章效率一目了然。

    因素二:成本
    也许会有人质疑:一份纸质合同盖章,纸张、人工、寄送等合计成本也许只需要十元左右,而使用电子印章却需要先行投入电子化的建设费用。
    而事实上,SaaS模式的电子印章服务平台单次签署成本远低于纸质合同盖章费用,甚至已经进入限量免费阶段,而电子印章与企业业务系统集成也早已成为企业印控电子化实现“低配置、高性能”的常规措施。
    对于大多数企业而言,人员规模与业务规模持续扩大,印章种类、用章频次随之增加,此时,除了要考虑购买纸张的成本,还需兼顾寄送成本、仓储成本,同时还可能需考虑增设岗位添加人力成本、时间成本等。
    假设某公司一份5页的标准销售合同,月签署量为100份,需同城往返寄送,按照纸张成本+运费成本的总计约10元/份计算,则粗略统计成本与效率对比为:
    物理印章模式:10元/份*100份*12月=12000元/年,合同发起至归档最快约3个工作日;
    电子印章模式:2元/份*100份*12月=2400元/年,合同发起至归档最快约5-10分钟;
    除了经济成本与时间成本外,电子印章使用模式实现合同电子化存储与归档,规避纸质合同存储丢失、损毁等风控隐患,对于企业而言是一笔无形“资产”。

    因素三:风控
    众所周知,“印章”这一物件产生并使用的初衷在于借“签约”这一方式限定交易双方权责、保护双方权益。而随着技术发展,私刻印章、伪造合同等问题成为企业防不胜防的风控短板。
    究其原因,笔者认为物理印章管理模式滞后于当下的生产技术水平是主要原因:
    其一,用章制度约束能力弱:企业制定用章与管章制度以人为遵守为前提,难以根治违规用章乱象;
    其二,物理印章伪造成本低:物理印章外观容易被模仿复制,使用假章的行为很难规避或追溯责任;
    其三,印章真伪鉴定流程繁:合同真伪产生纠纷后需到公安三所鉴定,鉴定流程繁琐且伪造难预防。
    那么,电子印章是如何提升企业风险控制能力的呢?
    其一,实时鉴定真伪,从源头解决印章制假问题:
    如前述提及到的,过去,合同真伪鉴定过程往往是在事后追责和确认权责,对事前防范印章和合同制假并不能起到防范作用。
    而加盖电子印章的电子合同,可通过在线查看数字证书的完整性实时鉴定合同真伪,证明合同自签署后未经过任何篡改;一旦经篡改则电子印章验签会显示报错。
    其二,系统约束流程,以技术手段规范用章秩序:
    通过电子印章管控平台设定合同审批、印章使用流程,以线上流转、透明可见的形式进行印章管控可减少人为操作,规避越权使用、偷用盗用等违规用章行为。
    以契约锁为例,系统管理员可在系统中根据工作人员的岗位职能不同赋予相应的印章使用权限,操作过程实时记录、为印章审计提供精准凭证,提升内部印章管控约束能力。

    因素四:集成
    印章的使用是一个双方或多方行为,因而启用电子印章不仅要考虑经济效益,还需要兼顾企业不同的印章使用场景和合同参与各方的习惯。
    通过将电子印章集成到企业的业务管理系统中,实现盖章节点操作在线化,能在不改变业务主体流程的情况下提升盖章效率、缩短用章审批周期。
    目前,市面上主流服务厂商已基本具备基于公有云的电子印章集成服务,而具备完整的私有化电子印章产品体系的服务厂商并不多,同时具备丰富的私有化部署实施经验的团队少之又少。

    因素五:产品
    与国外电子合同市场已经进入成熟阶段不同,国内的电子合同市场还处于高速发展阶段,起步晚、但发展快、用户接受能力强、用户需求多样是国内电子合同、电子印章推广与应用的主要特征。
    因而,电子印章产品本身也是企业启用电子印章的重要衡量因素。
    其一,产品需覆盖不同用章场景:
    对于异地协同要求高的企业,特别是集团型企业,完全摒弃物理印章使用不现实,拒绝启用电子印章也不明智;
    根据企业总部与分支机构不同印章类型进行物理印章和电子印章一体化管控,根据具体归档需求输出电子合同或纸质合同成为印控产品发展趋势。
    其二,产品需满足不同印控需求:
    据统计,企业纠纷有近六成来源于印章管理不善导致的合同纠纷。因此,印控产品的风险控制能力决定了其市场价值。
    一方面,印控产品要实现企业印章状态可实时监控、使用过程可随时追溯;
    另一方面,谁在何时、何地、可用什么印章、可用于什么文件,即能否实现对印章、人员、用印文件的综合管控,也是印控电子化产品价值的重要指标。
    总结:
    电子印章深入办公场景已成为必然趋势,处在不同发展阶段的企业组织根据自身印章管控需要启用电子印章,或出于提升用章效率,或以降低印章管控成本为目标,又或者是从全局出发,迎合互联网时代企业运营与发展趋势……
    基于不同的印章管控需求,各类电子印章服务厂商也积极投入产品研发与生产,以契约锁为代表,通过一体化印控管理和场景化应用为理念,率行业之先搭建稳定成熟的印控产品与服务体系,致力于为政企印控电子化提供支撑服务。

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