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西北工业大学用泛微OA系统规范办文、高效办会、轻松办事

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    [LV.7]常住居民III

    发表于 2018-11-30 13:23:25 | 显示全部楼层 |阅读模式

    西北工业大学用泛微OA系统规范办文、高效办会、轻松办事

    西北工业大学用泛微OA系统规范办文、高效办会、轻松办事
    泛微OA服务高等院校
    西北工业大学是我国“211、985、双一流”大学。作为我国唯一一所同时发展航空、航天、航海人才培养和科学研究的国家重点高校,西工大高度重视信息化建设,并且一直在努力完善、打造更符合自身特色的智能办公系统…
    西工大项目启动背景:
    管理需求的升级让西工大原本以邮件收发为基础的办公系统难以支撑,为此,西工大希望通过和泛微OA的合作,细化业务、量身定制更符合自身特点的办公系统:
    服务特色化:通过泛微OA系统良好的拓展性,可以随需搭建多种应用功能,满足校务管理需求;
    平台一体化:业务软件、旧的OA系统借力泛微良好的粘合性,全面集成,实现统一使用;
    办公高效化:用流程作为系统基础,梳理业务体系、串联业务板块,让各项业务、信息能无缝衔接;
    针对以上需求,泛微OA系统通过集成将西工大原有系统统一到一个平台,让所有应用和信息集中呈现给用户,教职工按身份、职务、院校等信息的不同,智能调取应用、共享信息、高效办公。

    一、西工大项目应用特色
    围绕日常行政教务工作,泛微OA系统以公文、会议、业务为基础为西工大打造集办文、办事、办会于一体的校务管理平台。简洁的工作桌面,让应用快捷呈现,让每个用户可以根据需求,以最便捷的方式开启办公。
    1、公文收、发、流转一体化,办文更规范
    作为国家重点院校,西工大校内、外的各类信息大多依靠公文来流转,每天因为各项大小事宜要审批的公文、上级传达的重要指示文件,无论是编辑、盖章还是归档都要耗费大量时间。
    现在,泛微OA围绕公文格式、收发、审批等要素,在OA系统帮助西工大打造一套规范的公文管理系统,编辑依靠模版、印章依靠审批智能加盖、整理依来源有序归置,大大提高了业务及信息处理效率。
    【小结】:将公文业务率先规范起来,所有围绕公文展开的办公,都能直接在OA系统调取模版使用,形成西工大规范的信息流转载体。
    2、活动、会议全程管理,办会更高效
    泛微OA系统将“校内活动、领导日程、会务管理”等校务板块实现串联管理,在一个平台上就能统一安排人员、制定时间,实现“事前有备、事中有序、事后有据”的校务管理效果。
    1)领导日程智能管理
    了解领导近期的日程动态,是推进西工大各类活动、会议有序开展的要素之一。
    通过泛微OA领导日程模块,在活动和会议开展前,组织人员可以从OA系统及时调取领导日程表,及时根据领导时间,合理安排会议和活动。
    2)活动一体化管理
    当所有的人员、资源、信息都被装入OA系统,组织人员在开展校务活动前,即使坐在电脑前,不打电话、不询问也能用OA系统快速查到各个会议室、设备的占用情况,领导是否有时间,避免冲突,推动活动顺利进行。
    此外,已经制定的活动,系统会以表单的形式统一汇总发布,随时查询,信息公开快。
    信息全面共享的方式,帮西工大的校务活动工作省去了不少线下沟通咨询的麻烦,策划、公布、执行效率更高。
    3)会议一体化管理
    无论是报告会、各类部门例会还是动员会,高校会议都要讲求有序、高效召开,西工大通过泛微OA系统统一调配会议资源、实现会议安排、通知、召开、任务下达、效果反馈全程一体化管理。
    会前,在OA系统了解会议室使用情况和领导日程,快速安排会议,然后用流程将会议内容上报审批,通知参会人。用一条流程就能完成审核、通知,简化过程。
    会中,借助移动设备将会议签到搬到线上,直接扫码实现会议出勤考核,谁没出席一目了然。
    会后,会后用泛微OA系统提交会议纪要,将重要的会议目标通过任务管理功能将会议任务快速交付责任人,执行情况全程反馈促进会议结果落实。
    【小结】:资源、人员、信息统一到泛微OA系统,查、用、审、存一体化。
    3、业务体系流程化,办事更轻松
    为了提高西工大校园内部的办事规范性,泛微围绕日常主业务搭建了完善的审批流程体系。
    比如,领导的外出请销假申请用印申请信息上报申请、新闻报道申请等等,教职工可以根据需求通过OA系统直接发起申请流程,在线上就能完成审核。
    【小结】:完善的办事流程让西工大形成办事有章、过程可见、执行高校的办事体系。
    4、全方位跟踪的“效率”监控体系
    不断完善“办事效率”是西工大在信息化建设中的重要目标,泛微OA系统作为电子化追踪器,以报表、催办、预警等功能帮助西工大打造事事按时办理的效率监控体系。
    流程效率报表:报表数据是效率问题的直观监察器,通过泛微OA系统报表管理功能,西工大可以从不同的维度,比如部门,去查询公文收发、会议执行效率,使用方便。
    【小结】:电子化流程让校务办理更加透明化,办事效率优化,用户使用体验全面提升。

    二、泛微OA系统在西工大的应用实施效果
    通过项目分期实施计划,泛微OA系统从基础功能搭建开始逐渐完善符合西工大特色的专项应用功能,目前,系统已经帮助西工大成功覆盖两大校区、四千多人,让西工大在逐渐完善的办公环境下逐步实现管理升级:
    校内协同:院校、师生、资源全面统一,通过一套统一的平台让校内办公、服务真正实现合理调配。
    规范校务:制度制定、执行反馈全面落实,校务办理体系严格执行,从数据到过程可查、可控,办事更高效。

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