OA知识普及之OA相关模块——OA中资源的时间管理

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OA知识普及之OA相关模块——OA中资源的时间管理

1.资源的时间管理的定义

首先我们理解什么是资源？在一个组织中，人、财、物就是资源。

协同(OA）软件主要解决“如何让这些资源有效发挥（或者是在特定的时间做最有效的事）”这个课题——也就是“资源的时间管理”；除了要决定该资源要做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做！

需要注意的是资源的时间管理不是求时间确定性，而是降低变动性。

资源的时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引，尽可能避免时间的冲突，当然时间管理本身就是为了时间冲突而生。

2.资源的时间管理的难点和关键点

资源的时间管理，本质上是让所有的资源能够实现充分地利用，而避免因为管理的疏忽出现资源的闲置导致企业成本管理的失控。

那么，如何实现企业中人、财、物等各项资源的协同？以下分别为大家列出，供参考：

人的时间管理：

1）关键是每一个人的时间占用情况得到展现；

2）让员工把时间花在他所擅长的事务上；

3）让整个公司在排布目标计划和任务的时候能够知道相关人员时间占用情况；

4）让相关的人知道相关的人他们在忙什么，忙得是否有效率；

物的时间管理：

1）核心是展现这些物被占用的情况以及如何及时提醒占用冲突和协调冲突；

2）资源被占用以后的时间费用分摊；

3）所有资源的调度应该与工作流程紧密结合；

4）资源的时间占用可以元素化，在不同系统中的数据能够同步和集成。

3.资源时间管理的发展情况

最为常见的时间管理工具：个人备忘录、个人日程、会议室排程表、车辆排程表，这些工具在一个组织进行有效共享，并及时提醒相关人员资源的冲突信息。

所以，OA系统里有可以共享的日程管理、可以共享的员工动态看板、可以共享的会议室占用情况表、可以共享的车辆占用情况表等等。

因为OA理解的日程管理实质上是人的时间管理，所以把所有资源的时间管理统一到一起成为“资源时间管理”，这样在统一的时间表上可以展现出所有与这些资源相关的有时间安排的事件任务信息。

随着智能手机的普及，移动化时间管理的需求将马上会扑面而来，我们期待的效果是：你对着手机讲话，就能够实现任务排布并自动告知你如何排布相关资源的时间最为有效，自动提醒到冲突资源方的使用者，妥善处理好资源的冲突。

4.资源的时间管理可能存在的陷阱/误区

时间管理不是要精准管理到每一个资源的每分每秒才是好，这是误区！任何管理的有效性一定是：时间、地点、人物和内容的最佳平衡，也就是合适的才是最好的！

资源的时间管理：核心是对不同资源的时间管理要求不同，并且根据企业的管理特点具体而异，比如：

车辆的管理对很多组织来讲，有效记录车辆使用的情况可能更为重要，而不是要搞一个复杂的车辆使用调度系统来管理公司的车辆（除非他们是公交车或者出租车公司）；

会议室资源的时间管理，核心的关键就是能够方便地让用户知道每一个会议室被占用的情况，当会议室被调整以后及时通知到相关人员更为重要；

人员的时间管理：在一个组织中，最为重要的是每一个人的时间安排能够被他人共享到，知道什么时间找谁比较合适；

对于一些国企，他们的工作很多是围绕着领导来开展的，那么领导的行程安排的共享范围、发布及时性、修改极为关键；

如果是咨询项目管理公司，那么每一个项目经理的时间排布以及他们在一个项目的时间花费就是管理的核心。

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